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Existen técnicas para administrar el tiempo de forma eficaz que son vitales para los emprendedores. Especialmente aquellos que están empezando y quizás aún están formando nuevos hábitos de productividad y organización de tareas.
Alguna vez has escuchado la expresión: ¿no tengo tiempo?
¿Sabías que existe una explicación científica que explica los motivos por lo que esto ocurre?
Y es que la ciencia dice que un día tiene 24 horas y un año 365 días. Y resulta que para todas las personas es lo mismo. Pero claro, no todas las personas saben aprovechar el tiempo de la misma manera. Si eres de los míos a veces puedes encontrar dificultades para organizar tu tiempo y sobretodo para aprovecharlo de manera efectiva.
Existen muchísimas técnicas para administrar el tiempo y ser productivo. No voy a ser el tío que te diga: ‘Aquí tienes las 5 mejores estrategias del planeta completamente infalibles que te van a cambiar la vida y te vas a convertir en la persona más productiva del mundo’. Simplemente porque cada persona funciona de manera diferente y cada maestrillo tiene su librillo.
Lo que sí te comparto son las estrategias que yo utilizo o he usado personalmente y me parecen muy interesantes para que puedas convertirte en todo un experto de la administración del tiempo, algo fundamental en la vida de todo emprendedor.
Let’s go!
Estrategias para gestionar el tiempo de manera eficiente
1. El método pomodoro
La palabra significa tomate en italiano y viene de los relojes de cocina con forma de tomate que tienen un contador de 25 o 50 minutos.
Es un método comúnmente utilizado por los estudiantes en periodos de exámenes porque es una manera de mantenerse concentrado. Esta técnica te ayuda a definir cómo gestionar el tiempo eficazmente y es genial para las personas que suelen procastinar, lo digo por experiencia personal.
Es algo tan sencillo como eficaz. Consiste en dividir el trabajo en intervalos de 25 minutos con 5 de descanso. Cuando completas un intervalo significa que has hecho 1 pomodoro. Cada 4 pomodoros realizas un descanso un poco más largo, de 15 minutos.
Puede que te cueste sentarte y hacer una tarea pesada. Ponerte a escribir un artículo desde 0 o redactar un documento que no te apetece. De esta manera solo con 25 minutos de trabajo ya das el primer paso y luego ya entras en la inercia.
Ya que no es lo mismo ponerse a trabajar o estudiar 4 horas que hacerlo 25 minutos. La mente lo ve más fácil y una vez comienzas entras en la rutina del trabajo y resulta todo más sencillo.
El truco de este método sobretodo para los principiantes es que durante el pomodoro uno no puede hacer otra cosa que no sea trabajar. Nada de facebook, móviles o cualquier tipo de distracción.
Si no puedes concentrarte o el cuerpo te impide trabajar entonces tienes que mirar a la pared hasta que suene la alarma. Suena un poco heavy pero funciona de maravilla.
De las técnicas para administrar el tiempo que ayudan a combatir la procrastinación esta es sin duda mi favorita.
En el mercado hay muchísimas apps gratuitas con el contador que sirven no sólo para mantener el tiempo sino también para guardar las estadísticas de trabajo. La que yo uso se llama ClearFocus.
2. Utiliza un diario de agradecimiento
Puede sonar un poco raro porque, ¿qué tiene que ver el agradecimiento con las técnicas para administrar el tiempo? Pues aunque no lo parezca tiene mucha relación.
En el cerebro existen unos neurotransmisores llamados serotonina. Estos se encargan del estado de ánimo de las personas (a.k.a. la felicidad) y contribuyen al uso óptimo de la mente. Seguramente habrás escuchado expresiones como que un trabajador feliz es el doble de productivo. Pues esto es completamente cierto y ayuda enormemente en la gestión del tiempo de manera eficaz.
Aunque se puede hacer de muchas maneras básicamente consiste en dar las gracias cada día por las cosas importantes. Todos los días por la mañana y por la noche dedica 5 minutos para agradecerle a la vida lo que sea que te diga el corazón. Si no sabes por qué dar las gracias empieza por 3 partes. Las otras personas, el mundo y a ti mismo.
Otro punto importante es:
Marcar un objetivo diario que tienes que cumplir sí o sí
Así es como yo empleo esta técnica. Hoy por ejemplo agradecí a mi hermana por escucharme y darme buenos consejos, al mundo porque hace un día espectacular y tengo la suerte de trabajar en algo que me gusta, y a mi mismo por estar sano y sentirme bien físicamente. Por otro lado mi objetivo de hoy entre otros, es terminar y publicar este artículo.
Y esto lo escribo en un bloc de notas para leerlo después por la noche y dar las gracias porque el día ha ido de maravilla. También por la noche después de leerlo dedico otros 5 minutos a visualizar y planear lo que tengo que hacer mañana y acordarme de las cosas que quedaron pendientes.
Esta pequeña rutina de agradecimiento en el largo plazo promueve la generación de serotonina en el cerebro y aumenta la felicidad de las personas. Y no es que lo diga yo, lo dicen muchos estudios como este realizado por el Harvard Medical School.
Para esta técnica yo utilizo la aplicación Evernote. Aunque esto se puede hacer en una libreta o cualquier aplicación de bloc de notas.
3. Time Blocking
Esta estrategia para gestionar el tiempo se puede combinar perfectamente con el pomodoro pero también es independiente. Es lo más parecido a tener un horario tradicional aunque tiene varios matices muy interesantes que ayudan en la organización del tiempo.
Consiste en reservar bloques de tiempo del día o de la semana para hacer una actividad en concreto. Estos bloques de tiempo son completamente sagrados, que quiere decir, acaso que ocurra alguna urgencia esos bloques son algo que no se pueden cambiar así por así.
Por ejemplo, imagina que en tu trabajo tienes que escribir un artículo a la semana para promover tu marca personal por internet y mantener el blog activo. Entonces todas las semanas reservas una parte de tu tiempo que es sagrado para hacerlo. Digamos que es los miércoles por la mañana de 10 a 12 porque los sueles tener libre. Pues ya sabes que ese día a esa hora no puedes hacer otra actividad que no sea la de escribir.
Esto llevado a la práctica diaria se convierte en un horario de trabajo en el que organizas tu tiempo para dedicarlo a actividades importantes.
Aprovecha el tiempo y no apagues fuegos
En los emprendedores existe una expresión común que se llama apagar fuegos. En un día de trabajo surgen ‘fuegos’ que se apagan según salen. De repente aparece un problema y hay que solucionarlo, alguien te llama y hay que resolver un problema de inmediato, responder a un email, ponerse en contacto con el proveedor, lo que sea.
Lo que ocurre es que cuando uno se pasa todo el día corriendo de un lado para otro apagando fuegos parece que al final del día ha hecho mil cosas y a lo mejor no ha terminado nada en concreto al cambiar de actividad constantemente.
Existen muchas técnicas para administrar el tiempo y el time blocking es una de las que ayuda a evitar este tipo de comportamientos al reservar una parte del tiempo para hacer una actividad en concreto y que nadie la pueda interrumpir porque es sagrada.
La aplicación que suelo utilizar para el time blocking es Google Calendar.
4. La matriz de Eisenhower
Esta es una de las técnicas para administrar el tiempo más famosas en el ámbito empresarial. Como bien indica la foto es tan sencillo como coger una hoja dividirla en 4 cuadrantes y clasificar las tareas por orden de importancia y urgencia.
- Urgente e importante: Hazlo ya! Bastante auto explicativo. Todo lo que tengas en este cuadrante hazlo inmediatamente.
- Urgente no importante: Delegar. No hace falta que hagas tú todo hay situaciones en las que puedes delegar en otras personas tareas que no hace falta que las hagas tú.
- No urgente e importante: Agendar. Ya que no es urgente no hace falta que lo hagas ahora. Pero al ser importante tampoco te puedes olvidar así que apúntalo en la agenda y ponle fecha.
- No urgente no importante: Eliminar. Si no es urgente ni tampoco importante es probable que no haga falta hacerlo. Tal vez ponlo en una lista de tareas y si en 3 meses no la has hecho entonces eliminalo.
Esto es una forma alternativa de organizar una lista de tareas por orden de prioridad. Ayuda mucho a diferenciar y tomar consciencia de que es lo realmente urgente e importante que hay que hacer en el trabajo y sobretodo en qué te deberías de concentrar.
Seguro que hay muchas aplicaciones para esto como listas de tareas. Yo suelo hacer una lista con las tareas que tengo que hacer y con el dibujo delante ir dividiendo por colores. Luego ya organizar la agenda según lo que haya salido.
5. Aprende a decir que no
Tu tiempo es oro y no puedes estar constantemente diciendo que sí a todo. Cuando empiezas a emprender y aún no estás generando muchos beneficios parece como que hay que decir que sí a todo a ver si puedes ganar algún dinero extra. Bueno pues con el tiempo te das cuenta que esto puede ser contraproducente.
Hay clientes con los que no te gustaría trabajar ni en sueños ya sea porque no conectas con ellos, no te caen bien, no tienes una buena relación o cualquier otro motivo. Trabajar con personas con las que no estás agusto genera sensaciones negativas dentro del cuerpo que afectan por completo a tu estado de ánimo y en consecuencia a tu capacidad de productividad.
Otro motivo es que diciendo que sí a todo estás limitando tus habilidades para gestionar el tiempo. Estás delegando la responsabilidad de tu tiempo a otras personas y esto no es lo más recomendable. Te llama alguien para reunirte e interrumpes tu trabajo para atenderle, te llega un email y respondes inmediatamente sin importar qué estás haciendo en ese momento, te proponen un proyecto que no te interesa demasiado pero le dices que sí por si acaso.
Tu tiempo es oro y deberías cuidarlo como un bien muy preciado. Aprender a decir que no es de las técnicas para administrar el tiempo que más tiempo te va a ahorrar en el largo plazo.
6. Haz lo más difícil al principio
En Inglés lo llaman: Eat the frog!
A veces hay una tendencia a dejar las cosas más difíciles para el final y esto puede ser un gran error. Lo es debido a que puede limitar tu capacidad de concentración por tener esa tarea que no tienes nada de ganas de hacer en la mente todo el día generando sensaciones negativas.
¿Cómo es que esta puede ser una de las técnicas para administrar el tiempo si solo habla de una tarea?
Sencillamente porque cuando haces eso tan difícil al principio, al terminar parece como que te sientes liberado y enfocas el día de una manera diferente. Más relajada y con la sensación de que ya pasaste por lo complicado y lo que te queda por hacer parece todo más fácil.
Dicen que las primeras horas del día son las más productivas y es por ello que lo más complicado se debería de hacer al principio. Ya que cuesta mucho hacerlo es mejor que lo termines cuanto antes y mejor acabar en 1 hora que en 3.
Si lo dejas para última hora del día es probable que te cueste el triple de esfuerzo que si lo hicieras por la mañana. Si a eso le añades que es una tarea que no tienes muchas ganas de hacer entonces peor todavía.
7. Vigila las distracciones
Hay algunas personas que tenemos la habilidad de distraernos con cualquier cosa cuando no tenemos ganas de trabajar. Si usas el ordenador como herramienta de trabajo es muy fácil minimizar el documento e ir a facebook, twitter, tu blog favorito, ver vídeos en youtube, o leer el periódico cuando no tienes ganas de trabajar.
Es algo muy común que yo creo le pasa a mucha gente según el momento del día. Para ello te recomiendo una extensión de Google que ayuda muchísimo a gestionar el tiempo que pasas en páginas en las que no deberías estar. Se llama StayFocusd. De todas las técnicas para administrar el tiempo que he probado esta es la más curiosa y sorprendentemente bastante efectiva.
En ella puedes limitar el tiempo que le asignas a las páginas con variaciones según la hora del día. Por ejemplo, digamos que tu horario de trabajo es de 9 a 5, y una de las páginas a las que sueles ir para distraerte un poco es Facebook. Pues con esta estrategia para la gestión del tiempo puedes establecerte que en ese horario solo quieres estar en Facebook 30 minutos como máximo.
De modo que cada vez que entres a la página el contador baja y si llegas a pasar el tiempo directamente no te deja entrar.
Esto tiene truco y es que al tener un tiempo limitado inconscientemente no quieres que baje el contador por si acaso luego te apetece estar un rato distraído. Como consecuencia hace que te pases menos tiempo y muchas veces al entrar por inercia, simplemente para que no baje el reloj, la cierras inmediatamente para ahorrar tiempo.
Te aconsejo que la pruebes porque se puede convertir incluso en un juego pero sobretodo te va a ayudar a tomar consciencia del tiempo que le dedicas a esas páginas que no aportan nada a tu trabajo.
3 consejos para organizar mejor el tiempo y ser más productivo
Fija fechas
Selecciona una tarea de la lista de cosas pendientes, que llevar procrastinando un tiempo y ponle fecha. Pero no solo el día, tienes que poner también la hora y el lugar. Mientras más específico seas más probabilidades de que lo cumplas.
Ponerle fecha a una acción hace que tu cerebro lo almacene en su memoria y lo tenga presente cuando se acerca la fecha para cumplirlo. Es como esa cita en el médico que te olvidaste de apuntar pero un día antes te acuerdas porque sabías que tenías algo que hacer pero no sabías que era.
Cambia tu lenguaje
Algo tal vez un poco loco pero te aseguro que es una pasada lo bien que funciona.
Cambia los ‘tengo que hacer’ por ‘quiero hacerlo’.
Cambia los ‘debo de hacer’ por ‘me gustaría hacerlo’.
A priori, ¿qué tiene que ver el lenguaje con las técnicas para administrar el tiempo?
Pues que cuando le impones al cerebro una obligación, un ‘tengo que’ o ‘debería hacer’, este lo interpreta como una acción de la que no tienes nada de ganas y en consecuencia te va a costar más trabajo.
Por el contrario cuando tienes muchas ganas de hacer algo es como que estás contento, con fuerza y energía para ponerte a ello.
Esto es como un pequeño juego de palabras. Aunque no tengas nada de ganas de hacer algo y lo haces por obligación simplemente cambia las palabras y observa lo que pasa. Con la práctica verás como te sientes de manera diferente.
Haz ejercicio
Mens sana in corpore sano se dice en Latín que viene a decir mente sana en cuerpo sano.
La mente es una de las herramientas fundamentales en el trabajo y hay que cuidarla mucho pues resulta que el cuerpo está directamente ligado a la mente.
Para que uno se sienta bien, fresco, y activo en la cabeza ayuda mucho el tener un cuerpo igualmente fresco, activo y bien cuidado.
Da igual qué ejercicio, cómo lo hagas o cuándo. Lo importante es asegurarte de que haces ejercicio idealmente todos los días y si no puedes pues al menos una vez a la semana.
Espero que te haya gustado esta recopilación de técnicas para administrar el tiempo eficazmente. Y si todavía estás empezando échale un vistazo a nuestro post sobre cómo elaborar un modelo de negocio canvas para montar tu empresa.
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