Si eres autónomo o tienes tu propia empresa, las facturas estarán muy presente en tu día a día laboral. Con ello, tienes que diferenciar cuales son las facturas de ventas que emites o las facturas de gastos o compras que recibes. A parte, te conviene saber que es una factura proforma para añadirla dentro de tu contabilidad.
Es más que probable, que, en cada mes, tenga que batallar con este tipo de factura. Como iremos viendo a lo largo del artículo, es diferente a las demás ya que no tiene ningún tipo de validez, ni fiscal ni contable pero que, autónomos y empresas están empezando a utilizar con más frecuencia.
Sin embargo, se trata de un tipo de factura desconocida para muchos. Por ello en Entrepreneurs Fight Club te vamos a enseñar que es una factura proforma, como utilizarla y que requisitos vas a necesitar para hacerla.
¡Empezamos!
Factura proforma… ¿Qué es?
Una factura proforma no es más que una «factura borrador» que se le envía al comprador, con todos los detalles que luego incluirá la factura, como son el precio, la base imponible y los correspondientes impuestos. Digamos que su fin principal es el de orientar e informar al comprador de cómo será su factura final.
Es un tipo de factura que en muchos casos está solicitada por el propio cliente. Por lo tanto, no es ningún trámite legal que tengas que hacer si o si, es algo totalmente voluntario.
Para saber con más exactitud lo que es una factura proforma, debemos de saber que se acerca más a un presupuesto u oferta comercial que a una factura ordinaria que conocemos todos.
Dentro de las facturas proformas podemos encontrarnos con:
- Copia de la factura: es el documento para el emisor con los mismos datos que el original. Cuando se emite una factura y se le envía al cliente, el emisor se quedará con una copia exactamente igual a la original con datos e información
- Duplicado de factura: documenta la operación para el cliente en caso de pérdida de la original. Debe de contener una identificación de que es un duplicado para distinguirla de la original.
¿Cuándo se puede utilizar?
Puedes enviarle una factura proforma a tu cliente siempre que quieras para mantenerlos informados. Estas facturas se utilizan en muchos casos para declarar el valor de las mercancías en las diferentes aduanas.
Por lo tanto, es en el comercio internacional, donde más podemos ver la utilización de estas facturas. Como por ejemplo en estos casos:
- Para justificar una operación que aún no se ha realizado. El proveedor no ha recibido la compensación económica ni el cliente ha recibido su producto.
- Para detallar las condiciones en las que se ha realizado la venta.
- Como oferta comercial.
- Comprobante de un envío de muestras al futuro comprador.
Sabiendo que es una factura proforma, deberás recordar y tener muy presente que una factura proforma no puede ser utilizada como un justificante de pago al carecer de validez fiscal.
¿Qué requisitos tiene que tener una factura proforma?
Cuando vayas a elaborar este documento, tienes que tener en cuenta algunas condiciones para que se considere una factura proforma. Son las siguientes:
- Poner de forma visible que es una factura proforma
- Tus datos como vendedor
- La identificación de la persona a la que le vas a vender
- Una descripción del producto/servicio que vendes
Redactando toda esta información, y sabiendocomo funciona esta factura, estarás en disposición de ofrecérsela a tu cliente.
¿Qué información debe de contener?
A decir verdad, la información que debe de contener una factura proforma, no dista mucho de una factura corriente. Normalmente vas a utilizar este documento para elaborar tu factura final. La información que debes de añadir es la siguiente:
- Fecha de emisión
- Identificación del proveedor. Nombre comercial
- Identificación del destinatario.
- Descripción de la operación
- Base imponible
- Cuota IVA
- Precio final
¿Cuándo debes aplicar las facturas proforma?
Normalmente, las proformas se emiten durante los días previos a la formalización de una operación con un determinado cliente. Como bien hemos dicho, sabiendo que es una factura proforma, sabremos que no tiene ningún tipo de validez legal, ni de compromiso con el comprador, solo tiene un carácter informativo.
También se suelen solicitar para la apertura de créditos. Sirven para informar a las entidades bancarias de la operación que se quiere llevar a cabo, así como la cuantía necesaria para realizar la operación.
Sin embargo, también podemos darle otro uso a la factura proforma, para realizar operaciones en el extranjero. Sirven para justificar envíos de mercancías que no tienen valor comercial como la muestra de productos.
¿Cómo puedo enviar al extranjero mi factura proforma?
Ahora que sabes en qué consiste este tipo de factura, te vamos a enseñar cómo enviar tu factura.
En la mayoría de los casos, este tipo de facturas, se utilizan para el comercio internacional. Esto va a suponer que la operación se realice con miles de kilómetros de por medio, por lo tanto entregarla en mano nos va a ser bastante imposible.
Para poder superar este trámite, existen algunos softwares de facturación que nos van a dar como opción, además de crear la proforma, poder enviarla por correo. Incluso, te va a permitir convertir en PDF, descargándola y entregarla al cliente por el medio que más cómodo te sea.
Sabiendo que es una factura proforma, cuando se la enviamos al cliente, y la acepta, el siguiente paso que tienes que dar es convertirla en una factura ordinaria.
Factura proforma y presupuesto ¿Existen diferencias?
De los documentos que te habrás podido encontrar, tanto como autónomo como empresa, son los presupuestos. Con él, podemos informar al futuro cliente del coste final de nuestros servicios o venta.
Por lo tanto, se antoja imprescindible realizar un presupuesto, tanto si somos el vendedor, como si ejercemos de consumidor, ya que ambas partes quieren saber el coste final a pagar por ese producto o servicio.
Sin embargo, a efectos legales, veremos que un presupuesto y una proforma son prácticamente lo mismo. Ambos documentos carecen de validez legal, pero una factura proforma si tiene validez fiscal, cosa que el presupuesto no tiene.
En otras palabras, son documentos que vienen a ser lo mismo, salvo que la proforma tiene validez legal como un documento que acredita el desarrollo de una actividad.
Y, ¿Entre una factura proforma y una comercial?
Muchas veces tendemos a pensar que una factura proforma y una comercial son lo mismo, pero lo cierto es que ninguna de las dos tiene nada que ver.
La diferencia más clara entre ambas, sabiendo que es una factura proforma, es esta factura no tiene validez legal y puede ser modificada cuantas veces queramos y necesitemos.
Por otro lado, la comercial, al ser un documento definitivo y con validez legal, no puede ser modificado de ninguna forma.
¿Existen herramientas para crear facturas proforma?
Si eres autónomo, seguramente ya conocerás herramientas online como SumUp que realiza facturas de cobro de manera rápida y sencilla. Sin embargo, es más que probable que antes de emitir tu factura final, necesites hacer una proforma.
Para ello, lo más cómodo es utilizar el programa para cuando vayamos a realizar la transacción final, poder convertir esta proforma en una factura ordinaria con un solo click.
Una vez finalizada la realización de la factura, puedes cobrar la misma a través de SumUp, gracias a la integración que tiene con Debitoor.
Conclusión
Ya hemos visto en qué consiste una factura proforma y como incide en las facturas ordinarias y en el proceso de compra de un producto.
Resultar ser una buena herramienta para aquellos autónomos que quieren mostrarle a su futuro cliente, como va a quedar su factura final.
Al carecer de valor tanto legal como fiscal, es una factura que podemos modificar cuantas veces queramos, para terminar de ajustarla a las necesidades de la operación. Por lo tanto, es una buena forma de realizar un borrador de lo que será la factura ordinaria final.
En definitiva, conociendo que es una factura proforma podremos ofrecer a los clientes un servicio mucho más personalizado, profesional y de confianza.
