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Es perfectamente normal preguntarse cómo hacer una factura, sobre todo cuando recién comienzas a emprender y nadie te enseñó al respecto.
En Entrepreneurs Fight Club somos unos locos del emprendimiento, hablando de todo lo que tenga que ver con empresas, autónomos, startups y negocios. Hoy queremos hablar largo y tendido de las facturas, esos pequeños grandes documentos que todos debemos conocer (pues son capaces de hacer grandes cosas por nosotros, como por ejemplo, darnos de comer).
En este post veremos qué es, qué elementos la componen, tipología, cómo realizarlas, herramientas útiles, y más cuestiones. Si te quedas con nosotros, conocerás absolutamente todo lo que debes saber sobre facturación.
¿Estás listo? ¡Comencemos!
¿Qué es una factura?
Factura es un documento legal, donde se indican los servicios o productos vendidos a un cliente. En el momento en que el cliente lo recibe, está comprometido a abonar la cifra que aparece en el total. Así mismo, el emisor de la factura, garantiza que su trabajo está realizado.
Contenido de la factura
Una factura no es cualquier tipo de papel físico o digital. Para que un documento sea tenga dicho nombre, y goce de la protección legal concreta, se deben dar ciertas premisas.
Veamos pues cómo se rellena una factura.
Título
¿Cómo hacer una factura, si no se indica claramente?No se puede obviar este paso fundamental, porque si no detalla de forma explícita, no podrá reclamarse por la vía legal.
Encabezado
Aquí, como emisor de la factura, deberás incluir los datos de la empresa que ofreció y realizó el servicio (nombre o razón social, CIF, y dirección), así como indicar el receptor de dicho trabajo (Nombre y apellidos, DNI, y dirección).
Nunca olvidarse del número de factura, y como ya conoces, de cara a enviarlas a Hacienda (cuando toque, tampoco agobies), deben ser correlativas.
Concepto del servicio
Es una descripción del servicio o producto vendido. Es necesario, porque el cliente tiene el derecho de conocer qué es lo que está pagando.
Base imponible
Es el valor neto de un servicio, sin impuestos ni retenciones.
IVA y retención
Dependiendo del caso (que lo veremos más abajo), la factura deberá llevar estos impuestos. El IVA, para repercutírselo al cliente (tú eres un mero recaudador nada más), y la retención (del 7%, si eres nuevo autónomo, o del 15%, si ya llevas unos añitos en el mundo emprendedor), que te corresponde abonar a ti, para la declaración de la renta.
Importe total
Como el título lo dice, se realiza el cálculo final de la cantidad a abonar por parte del destinatario del servicio o trabajo. El valor es el definitivo, incluidos los impuestos y retenciones pertinentes.
Seguimos analizando cómo hacer una factura, para clientes o empresas.
Método y medio de pago
Debe incluirse en el documentos cómo se puede pagar dicha cantidad: transferencia, pago electrónico, con tarjeta….
No son muchos elementos, pero todos son necesarios para que sea válido.
Tipos de facturas
No todas las facturas son iguales, ni valen para lo mismo. Como las hay de varios tipos, pasamos a detallarlas brevemente cada una de ellas.
Factura ordinaria
Es la de “toda la vida”, como suele decirse, la que documenta todo proceso de compraventa que existe en el mercado.
Factura rectificativa
Es la que se usa para corregir errores, ya sea de numeración, datos del emisor o cliente, o del mismo contenido.
Factura electrónica
Cada vez más común, y desde el 2015 posee la misma validez legal que su equivalente en papel. También es llamada e-factura.
Factura proforma
Oferta comercial, no posee valor legal en absoluto. De modo que ni se firma, ni se numera. Y es que para hacer una factura legal, ésta de incluir el título en grande arriba del todo.
Hacienda, así mismo, diferencia dos tipos de documentos de pago:
Factura completa
Posee todos los requisitos explicados más arriba, así como los datos bien detallados.
Factura simplificada
En este modelo no es necesario incluir todos los datos. También conocido como ticket, o recibo, está indicado para operaciones comerciales menores a 400€ (IVA incluido).
¿Cómo hacer una factura calculando la retención?
Nos vemos obligados a incluir este punto, por la cantidad de dudas al respecto. Aclaremos: la famosa retención es el porcentaje de la factura que debemos incluir (siempre y cuando esté destinada a otra empresa, o autónomo), que se resta de la suma entre IVA y base imponible.
¿Y por qué se resta de lo que cobramos? Porque es el trozo que tienes que llevar a la Seguridad Social, para el famoso IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
Por ejemplo, imagina que ofreces servicios de coaching a una empresa, de tal forma que estás preparando una factura de 5 sesiones de coaching empresarial, por valor X (que es la base imponible).
En ese caso, lo que debes cobrar a dicha empresa es: X-15% (7% si tu empresa de coaching tiene menos de año y medio).
Pasemos a otro punto fundamental.
¿Cómo calcular el IVA?
Muy sencillo. El IVA es el Impuesto al Valor Agregado, un porcentaje sobre el precio, que tú como empresa debes repercutir al comprador de tus servicios. Recuerda: tú solo eres un recaudador de impuestos. Ese porcentaje no te lo quedas, sino que lo tienes que entregar a Hacienda en el trimestral que toque.
Y entonces, ¿cómo hacer una factura con el IVA? No siempre es del 21%, ya que hay algunos servicios con impuesto reducido (10%), y algunos otros, con el superreducido (4% de IVA).
Entonces, si volvemos al ejemplo anterior, aplicamos un 21% de IVA por ser un servicio de coaching, y se queda de esta manera: X+21%-15%=Valor Final.
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Conclusión: hacer una factura es muy fácil
Puede que facturar, no tanto. Por lo que debes tener bien clara la teoría, así cuando lo pongas en práctica, tus clientes estarán satisfechos y sabrán a qué atenerse contigo.
Después de haber leído a conciencia todo el artículo, cuando te pregunten cómo hacer una factura, podrás decir que es como coser y cantar.