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Si ofreces una serie de servicios online, es probable que te muevas en un nicho bastante competitivo, por lo que necesitas estar al loro de lo que hace tu competencia, para no perderte la fiesta. Es ahí cuando necesitas saber cómo hacer un presupuesto, porque tarde o temprano, los clientes te pedirán precios, y tienes que mostrar tu mejor versión.
Hoy en Entrepreneurs Fight Club toca hablar de dinero: elaborar un presupuesto paso a paso para tus prospectos, así como requisitos, elementos y recomendaciones que debes tener en cuenta, partes del mismo y algunas cuestiones más.
Y es que el presupuesto es el comienzo del servicio al cliente. Éste debe poder confiar en tu labor, darte un voto de confianza sin haber probado ningún trabajo previamente contigo. Está claro que le puedes mostrar ejemplos de trabajos previos, pero como decimos, no estará seguro al 100% hasta que lo experimente.
Si nos haces caso y lees nuestros consejos, no te podemos prometer que tus ganancias aumenten de forma drástica, pero sí que tu comunicación con tus clientes fluya de una mejor manera.
¿Qué es un presupuesto para clientes?
Es un plan de acción en el que tú como profesional detallas los servicios en los que el futuro cliente está interesado. Aquí escribes, con el mayor detalle posible, qué es lo que haces, cómo lo haces, cuánto tardas, y cuánto cuesta.
Ten clara una cosa: el presupuesto es un documento con el que se transmite seguridad, tanto para el cliente (te comprometes a realizar el servicio, en caso de acuerdo), como para ti (el prospecto adquiere el compromiso de pagarte en determinada fecha).
¿Qué tipos de presupuestos existen en el mercado?
Necesidades hay para todos los gustos. Por eso, podemos clasificar a los presupuestos de 3 formas distintas:
Presupuestos flexibles/variables
Los que no son definitivos, ya que pueden estar sujetos a cambios en el tiempo, además de tener en cuenta varias actividades a realizar.
Presupuestos de empresa fijos
Son los realizados para un solo nivel de actividades, y una tarea determinada.
Presupuestos a corto o largo plazo
Los primeros están indicados para realizar planificaciones en periodos de tiempo de un año o inferior. Los segundos, en cambio, están destinados a planes de acción superiores, a más de un año.
Cómo hacer un presupuesto: elementos que debes incluir sí o sí
Ahora te vamos a detallar qué partes posee:
Datos
Para que el presupuesto tenga validez legal y pueda firmarse, deben figurar los datos tuyos o de la empresa a la que representes, así como los del cliente.
También incluye la fecha de petición del presupuesto, siempre.
Descripción
Aquí se realiza un breve resumen de la petición de servicio por parte del cliente, y qué es lo que le puedes ofrecer.
Metodología
Un paso a paso, junto al cronograma del servicio, y partes del mismo. Toda planificación que se incluya, da más estabilidad.
Además, deberás estructurar tus servicios en base a unidades, en cualquier unidad de medida (tiempo, metros, kg…). Lo importante es que el cliente vea que hay forma de mensurar y cuantificar la labor, y que es razonable.
Precios
Se detalla uno por uno cada precio, si el servicio consta de varios trabajos a realizar. Se incluye el precio base, le IVA o IGIC que corresponde, la retención y el total a abonar.
Medios de pago
Una breve aclaración de las formas de pago, y la información necesaria para llevarlo a cabo (como número de cuenta a ingresar).
Es muy corriente, sobre todo en aquellos trabajos que se necesiten adquirir materiales determinados para realizar el servicio, pedir un adelanto de la mitad del importe del presupuesto, en caso de que sea aceptado. De esta forma, cómo hacer un presupuesto rentable, es mucho más fácil.
Condiciones
No solo hay que detallar lo que los precios incluyen, sino también lo que no, para evitar malos entendidos. También puedes añadir la duración del presupuesto.
Firma de ambas partes
Si deseas tomarlo como un contrato válido legalmente, tendrás que dejar un espacio para que tanto tú como tu prospecto firméis el documento. De esta forma, ante falta de pago, tendrás las espaldas cubiertas, pudiendo incoar un procedimiento monitorio ante el juzgado.
En caso de que el presupuesto sea para un cliente que ya cuenta con tus servicios de forma continuada, esta es la estructura idónea:
Encabezado
Aquí escribes los datos de la empresa.
Descripción del trabajo
Nombre del trabajo, precios, tiempos (cuándo comienza, y duración), estructura…
Cierre
Firmas de ambas partes, sello de la empresa, condiciones legales y forma de pago.
Ejemplos prácticos de presupuestos
Si deseas más claridad, y pautas claras, aquí tienes algunos:
Modelo de presupuesto para reformas
¿Cómo hacer un presupuesto para reformas, de tal manera que el prospecto quede satisfecho y dispuesto a contratar tus servicios?
- Demolición (hay que incluir en el precio la maquinaria; en cuanto a la mano de obra, puede repercutirse por hora o metro demolido).
- Trabajos de albañilería.
- Fontanería: los materiales necesarios y el precio por hora.
- Electricidad, de ser preciso (materiales a adquirir, y precio por metro u hora).
- Mobiliario e instalaciones.
- Pintura (se suele cobrar por metro realizado).
Son varias cosas, pero la clave es ordenarlo y dejar la presentación del presupuesto limpia, así el cliente se lleva una buena impresión. El orden es una cualidad que no todos los profesionales practican en su día a día.
Modelo de presupuesto para servicios jurídicos o de asesoría
En esta caso, debería incluirse los pasos básicos que detallamos más arriba, y estos:
- Desglose (lo más detallado posible, puesto que no todo el mundo entiende del todo este tipo de servicios).
- Tiempo de ejecución.
- Periodo de validez.
- Costo y forma de pago (se suele cobrar por adelantado el 50% de la factura, dejando la otra mitad cuando se acabe el trabajo).
Modelo de presupuesto para limpieza de hogares o comunidades
Se cobra por hora. Para conocer dicho precio, se debe realizar una lista de maquinaria y empleados que necesitas para realizar la labor de forma eficiente, calcular el coste mensual, y de ahí sacar el valor por hora, añadiendo impuestos.
Sigamos revelando cómo hacer un presupuesto para todo tipo de clientes.
Modelo de presupuesto para trabajos de pintura
Aquí debemos tener en cuenta dos elementos: material y mano de obra. Deberá conocerse al detalle todos los materiales y elementos que serán necesarios (lijas, cintas, compresor, pintura, disolventes, brochas…), así como repercutir en el presupuesto el valor por hora de cada uno de los integrantes del servicio.
Recomendaciones para elaborar un presupuesto
A la hora de ponernos a realizar uno, debemos tener en cuenta algunos criterios:
- Hay que cubrir ciertos costos: en la vida del autónomo, emprendedor o empresario, existen una serie de gastos que son necesarios. Es bueno tener claro dichos consumos, cuánto te suponen a fin de mes, y reflejarlos en tu precio/hora.
- Y no solo eso, sino que necesitas obtener un margen de beneficio. Como no todo es pagar, el negocio también debería permitirte vivir más o menos de forma holgada, ahorrar y poder darte un capricho de cuando en cuando.
- Ofertas gancho. Es bueno que el cliente perciba un beneficio económico, como una especie de promoción personalizada. Por ejemplo, un descuento X por pronto pago, o si acepta el presupuesto en breve. ¿A quién no le gusta sentirse especial?
- ¿Cómo hacer un presupuesto? Con sentido de urgencia. El cliente es muy raro que pueda esperar, de modo que no dilates mucho en el tiempo el pedido.
- Si vas a cobrar más caro que la competencia, da más, nunca menos que tus rivales.
- No te pases con los tecnicismos. Puede que tu prospecto sea un iniciado en el tema, y quizá se aturulle y no entienda nada de lo que pone. Ante la duda, redacta en profano.
- Es muy útil aplicar tablas y puntos, de manera que puedas transmitir tus ideas de forma esquematizada y concisa.
- Incluye una imagen del logo de tu empresa.
- Implicación y buen hacer. No hay nada que guste menos a un cliente que el hecho de realizarle un trabajo mal y de cualquier manera. Si ya en el presupuesto nota algo así, no querrá contratar tus servicios.
- Recuerda: si los precios son muy bajos, lo más probable es que el prospecto lo identifique con una mala calidad. No por mucho bajar el precio, vas a tener más volumen de clientes. Hazte un favor, y pon precios razonables.
Conclusión: crear un presupuesto, fundamental para tus clientes
Más que necesario, es algo básico. Claramente, es lo que te diferencia de tu competencia, tu oportunidad de brillar. Así que muestra todo lo que eres capaz, y trata de ofrecer un precio conforme al valor que le vas a dar al cliente.
Cómo hacer un presupuesto es algo que todos creemos que sabemos hacer, pero en ocasiones tenemos que poner en tela de juicio nuestros conocimientos, e investigar para conseguir mejorar la calidad de nuestro trabajo como emprendedor. Así se crece, con la mejora continua.